Вы нашли идеального кандидата. Он прошёл собеседование, согласился на условия, готов приступить к работе. Кажется, самое сложное позади. Но на самом деле — самое рискованное только начинается.
Оформление приёма на работу — не формальность. Это юридически значимая процедура, где каждая запятая в трудовом договоре, каждый день задержки с записью в трудовой книжке или ошибка в приказе могут обернуться штрафами, доначислениями и даже уголовной ответственностью.
Разберём по шагам, как принять сотрудника без ошибок, проверок и последствий.
Шаг 1. Проверьте документы: что можно требовать, а что — нельзя
Можно (и нужно) запросить:
✅ Паспорт РФ
✅ Трудовую книжку (если есть)
✅ СНИЛС
✅ Документы об образовании (если работа требует специальных знаний — врач, учитель, инженер и т.д.)
✅ Военный билет (для военнообязанных мужчин)
✅ ИНН (по желанию работника)
Нельзя требовать:
❌ Медсправку (кроме вредных/опасных условий или особых профессий — педагог, медработник, водитель)
❌ Справку об отсутствии судимости (если это не связано с работой с детьми, деньгами или госсекретом)
❌ Характеристики с предыдущих мест работы
❌ Фотографии (если не требуется для пропуска)
⚠️ Требование «лишних» документов — нарушение ст. 65 ТК РФ. Штраф: до 20 000 руб. на должностное лицо, до 100 000 руб. — на организацию (ст. 5.27 КоАП РФ).
Шаг 2. Заключите трудовой договор правильно
Трудовой договор обязателен в письменной форме с момента фактического допуска к работе (ст. 67 ТК РФ).
Что обязательно должно быть в договоре:
- ФИО работника и наименование работодателя
- ИНН работодателя
- Сведения о документе, удостоверяющем личность
- ИНН работника (если есть)
- Сведения о представителе работодателя (если подписывает не гендиректор)
- Место работы (с указанием структурного подразделения, если есть)
- Дата начала работы
- Наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации
- Конкретный вид работы (если отличается от должности)
- Условия оплаты труда
- Режим рабочего времени и времени отдыха
- Гарантии и компенсации (если положены)
- Характер работы (вредная, опасная, разъездная и т.д.)
❌ Нельзя писать: «работа по должностной инструкции» — это не конкретика.
✅ Нужно: «инженер по охране труда, осуществляет контроль за соблюдением требований безопасности на производстве».
Шаг 3. Ознакомьте с локальными нормативными актами
Перед подписанием договора работник должен быть ознакомлен под роспись со всеми обязательными документами:
- Правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
- Коллективным договором (если есть)
- Положением об охране труда
- Должностной инструкцией (если применяется)
⚠️ Отсутствие подписи в листе ознакомления — повод для штрафа. Инспектор может посчитать, что работник не знал правил — а значит, вы нарушили ст. 212 ТК РФ.
Шаг 4. Издайте приказ о приёме на работу
Приказ оформляется в течение 3 дней с момента начала работы (ст. 68 ТК РФ).
Форма — по Т-1 или Т-1а (можно использовать утверждённые или разработать свою).
Обязательно укажите:
- Дату приёма
- Должность
- Подразделение
- Условия труда (особый характер работы — вредный, опасный и т.д.)
- Срок испытания (если установлен)
Работник подписывает приказ, подтверждая, что ознакомлен с условиями труда.
❌ Не пишите в приказе: «принят на должность бухгалтера» — без указания структурного подразделения. Это нарушение.
Шаг 5. Оформите трудовую книжку или СТД-Р
Если у работника есть трудовая книжка:
- Внесите запись в день увольнения с предыдущего места (если он устроился сразу) или в день приёма (если был перерыв).
- Обязательно укажите: дату, наименование организации, должность, реквизиты приказа.
Если трудовой книжки нет (или работник выбрал электронную):
- Ведите Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р).
- Сообщите данные в ПФР в течение одного рабочего дня после приёма.
⚠️ Ошибка в трудовой книжке (неверная дата, нет реквизита приказа) — основание для штрафа до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Шаг 6. Зарегистрируйте в ПФР и ФСС
- В ПФР: подайте СЗВ-ТД в течение одного рабочего дня после приёма.
- В ФСС: зарегистрируйте работника в течение 30 календарных дней с момента заключения договора.
❌ Пропустите срок — получите штраф:
– 500 руб. за каждого работника (ПФР),
– до 10 000 руб. (ФСС).
Шаг 7. Проведите инструктаж по охране труда
Инструктаж проводится до начала работы. Без него — нельзя допускать к труду.
Обязательно:
- Первичный на рабочем месте
- Вводный (если есть особенности производства)
Подпись в журнале инструктажа — ваша защита при несчастном случае.
Распространённые ошибки и их последствия
| Ошибка | Последствие |
|---|---|
| Не заключили договор в письменной форме | Штраф до 100 000 руб. (ст. 5.27 КоАП) |
| Не указали в договоре конкретную работу | Суд может признать договор незаключённым |
| Не оформили СТД-Р или трудовую книжку | Штраф до 50 000 руб. |
| Не сообщили в ПФР вовремя | 500 руб. за работника |
| Допустили к работе без инструктажа | Административная и уголовная ответственность при травме |
Заключение
Приём на работу — не бюрократия. Это юридическая точка входа человека в вашу организацию. Ошибки здесь не «мелочи» — они становятся основанием для:
- доначисления налогов и взносов,
- штрафов от трудовой инспекции, ПФР, ФНС,
- признания трудовых отношений «серыми»,
- ответственности при несчастных случаях.
Следуйте чек-листу, ведите учёт, не экономьте на консультациях. Потому что лучшая экономия — это отсутствие штрафов.
«Хороший HR не тот, кто быстро нанимает. Тот, кто нанимает без рисков».