Как оформить приём на работу без ошибок и штрафов

написано Специалист по кадрам | 22.04.2026

Вы нашли идеального кандидата. Он прошёл собеседование, согласился на условия, готов приступить к работе. Кажется, самое сложное позади. Но на самом деле — самое рискованное только начинается.

Оформление приёма на работу — не формальность. Это юридически значимая процедура, где каждая запятая в трудовом договоре, каждый день задержки с записью в трудовой книжке или ошибка в приказе могут обернуться штрафами, доначислениями и даже уголовной ответственностью.

Разберём по шагам, как принять сотрудника без ошибок, проверок и последствий.

Шаг 1. Проверьте документы: что можно требовать, а что — нельзя

Можно (и нужно) запросить:
✅ Паспорт РФ
✅ Трудовую книжку (если есть)
✅ СНИЛС
✅ Документы об образовании (если работа требует специальных знаний — врач, учитель, инженер и т.д.)
✅ Военный билет (для военнообязанных мужчин)
✅ ИНН (по желанию работника)

Нельзя требовать:
❌ Медсправку (кроме вредных/опасных условий или особых профессий — педагог, медработник, водитель)
❌ Справку об отсутствии судимости (если это не связано с работой с детьми, деньгами или госсекретом)
❌ Характеристики с предыдущих мест работы
❌ Фотографии (если не требуется для пропуска)

⚠️ Требование «лишних» документов — нарушение ст. 65 ТК РФ. Штраф: до 20 000 руб. на должностное лицо, до 100 000 руб. — на организацию (ст. 5.27 КоАП РФ).

Шаг 2. Заключите трудовой договор правильно

Трудовой договор обязателен в письменной форме с момента фактического допуска к работе (ст. 67 ТК РФ).

Что обязательно должно быть в договоре:

  • ФИО работника и наименование работодателя
  • ИНН работодателя
  • Сведения о документе, удостоверяющем личность
  • ИНН работника (если есть)
  • Сведения о представителе работодателя (если подписывает не гендиректор)
  • Место работы (с указанием структурного подразделения, если есть)
  • Дата начала работы
  • Наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации
  • Конкретный вид работы (если отличается от должности)
  • Условия оплаты труда
  • Режим рабочего времени и времени отдыха
  • Гарантии и компенсации (если положены)
  • Характер работы (вредная, опасная, разъездная и т.д.)

❌ Нельзя писать: «работа по должностной инструкции» — это не конкретика.
✅ Нужно: «инженер по охране труда, осуществляет контроль за соблюдением требований безопасности на производстве».

Шаг 3. Ознакомьте с локальными нормативными актами

Перед подписанием договора работник должен быть ознакомлен под роспись со всеми обязательными документами:

  • Правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР)
  • Коллективным договором (если есть)
  • Положением об охране труда
  • Должностной инструкцией (если применяется)

⚠️ Отсутствие подписи в листе ознакомления — повод для штрафа. Инспектор может посчитать, что работник не знал правил — а значит, вы нарушили ст. 212 ТК РФ.

Шаг 4. Издайте приказ о приёме на работу

Приказ оформляется в течение 3 дней с момента начала работы (ст. 68 ТК РФ).

Форма — по Т-1 или Т-1а (можно использовать утверждённые или разработать свою).

Обязательно укажите:

  • Дату приёма
  • Должность
  • Подразделение
  • Условия труда (особый характер работы — вредный, опасный и т.д.)
  • Срок испытания (если установлен)

Работник подписывает приказ, подтверждая, что ознакомлен с условиями труда.

❌ Не пишите в приказе: «принят на должность бухгалтера» — без указания структурного подразделения. Это нарушение.

Шаг 5. Оформите трудовую книжку или СТД-Р

Если у работника есть трудовая книжка:

  • Внесите запись в день увольнения с предыдущего места (если он устроился сразу) или в день приёма (если был перерыв).
  • Обязательно укажите: дату, наименование организации, должность, реквизиты приказа.

Если трудовой книжки нет (или работник выбрал электронную):

  • Ведите Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р).
  • Сообщите данные в ПФР в течение одного рабочего дня после приёма.

⚠️ Ошибка в трудовой книжке (неверная дата, нет реквизита приказа) — основание для штрафа до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Шаг 6. Зарегистрируйте в ПФР и ФСС

  • В ПФР: подайте СЗВ-ТД в течение одного рабочего дня после приёма.
  • В ФСС: зарегистрируйте работника в течение 30 календарных дней с момента заключения договора.

❌ Пропустите срок — получите штраф:
– 500 руб. за каждого работника (ПФР),
– до 10 000 руб. (ФСС).

Шаг 7. Проведите инструктаж по охране труда

Инструктаж проводится до начала работы. Без него — нельзя допускать к труду.

Обязательно:

  • Первичный на рабочем месте
  • Вводный (если есть особенности производства)

Подпись в журнале инструктажа — ваша защита при несчастном случае.

Распространённые ошибки и их последствия

Ошибка Последствие
Не заключили договор в письменной форме Штраф до 100 000 руб. (ст. 5.27 КоАП)
Не указали в договоре конкретную работу Суд может признать договор незаключённым
Не оформили СТД-Р или трудовую книжку Штраф до 50 000 руб.
Не сообщили в ПФР вовремя 500 руб. за работника
Допустили к работе без инструктажа Административная и уголовная ответственность при травме

Заключение

Приём на работу — не бюрократия. Это юридическая точка входа человека в вашу организацию. Ошибки здесь не «мелочи» — они становятся основанием для:

  • доначисления налогов и взносов,
  • штрафов от трудовой инспекции, ПФР, ФНС,
  • признания трудовых отношений «серыми»,
  • ответственности при несчастных случаях.

Следуйте чек-листу, ведите учёт, не экономьте на консультациях. Потому что лучшая экономия — это отсутствие штрафов.

«Хороший HR не тот, кто быстро нанимает. Тот, кто нанимает без рисков».