Электронное кадровое делопроизводство в образовании: что можно, а что — нельзя

написано Специалист по кадрам | 30.08.2026

Практическое руководство для руководителей образовательных организаций, кадровиков и юристов.

Введение: цифровизация кадровых процессов

Электронное кадровое делопроизводство (ЭКДП) стремительно входит в практику образовательных организаций. Трудовой кодекс РФ с 2021 года легализовал электронный документооборот в сфере трудовых отношений, а с 2023 года вступили в силу поправки, расширившие возможности применения цифровых документов. Однако в образовании, где сочетаются государственные требования, специфика педагогической деятельности и высокая ответственность за персональные данные, переход на электронные рельсы требует особой осторожности.

Важно понимать: не все документы можно перевести в электронный вид, а некоторые — прямо запрещено. Ошибки в этом вопросе могут привести к штрафам, трудовым спорам и недействительности кадровых решений.

Разберём, что разрешено, что обязательно, а что остаётся только на бумаге.

1. Нормативная база ЭКДП

Основные документы, регулирующие электронное кадровое делопроизводство:

  • Трудовой кодекс РФ — статьи 22.1–22.3, введённые Федеральным законом от 08.12.2021 № 377-ФЗ, устанавливают общие правила ЭКДП;
  • Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ — определяет виды электронных подписей;
  • Приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н — утверждает единые требования к составу и форматам электронных документов;
  • Локальные нормативные акты образовательной организации — без них внедрение ЭКДП невозможно.

Образовательным организациям важно учитывать и отраслевые особенности: ведение личных дел обучающихся и сотрудников, взаимодействие с учредителем, отчётность перед государственными органами.

2. Что можно перевести в электронный вид

Закон разрешает создавать, подписывать и хранить в электронной форме большинство кадровых документов. К ним относятся:

  • трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
  • приказы по личному составу (о приёме, переводе, увольнении, отпуске, командировке);
  • заявления работников;
  • уведомления и предложения о переводе;
  • графики отпусков;
  • документы об ознакомлении с локальными актами;
  • табели учёта рабочего времени;
  • документы по охране труда (кроме прямо исключённых);
  • справки, выписки, служебные записки.

Условия:

  • работник дал письменное согласие на электронное взаимодействие (или подписал трудовой договор уже в электронной форме);
  • работодатель обеспечил техническую возможность подписания электронных документов;
  • используются усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная электронная подпись (УКЭП или УНЭП), либо простая электронная подпись в установленных случаях;
  • электронные документы соответствуют форматам, утверждённым Минтрудом.

Практический пример: переход на электронные графики отпусков и табели учёта рабочего времени существенно экономит время завучей и кадровиков школы, но требует предварительного закрепления порядка в локальном акте и ознакомления с ним сотрудников.

3. Что нельзя переводить в электронный вид

Существует закрытый перечень документов, которые должны оформляться исключительно на бумаге. Он установлен законодательством и обязателен для всех организаций, включая образовательные:

  • трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности — несмотря на введение электронных трудовых книжек, бумажная трудовая книжка работника, который её сохранил, ведётся только на бумаге;
  • акты о несчастных случаях на производстве — оформляются по утверждённым формам на бумажном носителе;
  • журналы инструктажей по охране труда — ведутся в бумажной форме с личными подписями;
  • документы, связанные с медицинскими осмотрами (направления, заключения) — выдаются на бумаге;
  • документы воинского учёта — военно-учётные документы являются бумажными;
  • документы, требующие нотариального заверения (в отдельных случаях).

Кроме того, не допускается переводить в электронный вид документы, по которым законодательством установлена исключительно письменная форма и отсутствуют нормы о возможности электронного аналога.

Важно: даже если работник согласен, оформить акт о несчастном случае или журнал инструктажа электронно нельзя. Это будет считаться нарушением.

4. Особенности для образовательных организаций

Школы, детские сады, колледжи и вузы сталкиваются с дополнительными аспектами.

4.1. Педагогические работники

Для педагогов действуют общие нормы ТК РФ об ЭКДП, но есть нюансы:

  • Аттестация педагогических работников. Заявления и документы могут подаваться электронно через ЕПГУ, но сама процедура регламентируется региональными актами. Необходимо чётко разграничивать документы, которые ведутся в государственных информационных системах (например, АИС «Аттестация»), и локальные кадровые документы школы.
  • Нагрузка и расписание. Приказы об учебной нагрузке, тарификации могут быть электронными, но при условии соблюдения требований к подписанию.
  • Ознакомление с локальными актами. Перевод в электронную форму возможен, но требует согласия работника и ведения электронного журнала ознакомления.

4.2. Документы, связанные с обучающимися

Хотя эта сфера относится к учебному, а не кадровому делопроизводству, важно учитывать:

  • личные дела обучающихся ведутся в бумажной форме, перевод их в цифру возможен только в части создания электронных копий, а не замены оригинала;
  • согласия родителей (законных представителей) на обработку персональных данных должны храниться в бумажном виде (или в электронном, если они подписаны электронной подписью родителя, что встречается редко).

4.3. Дистанционные и временные работники

В образовании нередко привлекаются внешние совместители, дистанционные преподаватели. Для них электронное кадровое взаимодействие особенно актуально. В этом случае:

  • трудовой договор о дистанционной работе может быть заключён полностью в электронной форме;
  • обмен документами между сторонами осуществляется через информационные системы, обеспечивающие подтверждение получения и неизменность документов.

5. Как внедрить ЭКДП в образовательной организации: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Принять решение и определить перечень документов

Руководитель совместно с кадровой службой и юристом определяет, какие документы будут переводиться в электронный вид, а какие останутся на бумаге. Это должно быть оформлено приказом.

Шаг 2. Разработать локальные нормативные акты

Необходимо принять:

  • положение об электронном кадровом документообороте;
  • порядок ознакомления работников с электронными документами;
  • регламент использования электронных подписей;
  • изменения в правила внутреннего трудового распорядка (при необходимости).

В документах должны быть указаны:

  • виды используемых электронных подписей;
  • информационные системы, в которых ведётся ЭКДП;
  • порядок исправления ошибок;
  • правила хранения электронных документов;
  • порядок действий при технических сбоях.

Шаг 3. Получить согласие работников

Работники должны письменно согласиться на электронное взаимодействие (если они не относятся к дистанционным, для которых согласие не требуется в ряде случаев). Отказ работника от ЭКДП не влечёт ухудшения его прав: бумажный документооборот сохраняется.

Шаг 4. Обеспечить техническую инфраструктуру

Подключите информационную систему (например, «1С: Зарплата и кадры», СБИС, Контур и др.), обеспечьте сотрудников электронными подписями, проведите обучение.

Шаг 5. Пилотный запуск и корректировка

Начните с небольшого перечня документов (например, график отпусков), проанализируйте ошибки, затем масштабируйте.

Шаг 6. Постоянный мониторинг

Регулярно проверяйте, насколько соблюдаются регламенты, как хранятся документы, не возникает ли споров.

6. Типичные ошибки и риски

  • Отсутствие локальной базы. Если школа переходит на электронные документы без положения об ЭКДП, такие документы могут быть признаны недействительными.
  • Игнорирование согласия работника. Даже при технической возможности нельзя заставлять работника подписывать документы только электронно, если он не дал согласия.
  • Неправильный выбор электронной подписи. Использование простой электронной подписи там, где требуется усиленная, делает документ ничтожным.
  • Перевод запрещённых документов в электронный вид. Это прямое нарушение, которое влечёт административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ).
  • Некорректное хранение. Электронные документы должны храниться в системах, обеспечивающих их неизменность и читаемость в течение всего срока хранения.

7. Заключение

Электронное кадровое делопроизводство в образовании — это не просто тренд, а реальный инструмент снижения бумажной нагрузки и повышения прозрачности управления. Однако его внедрение требует вдумчивого подхода: чёткого понимания, какие документы можно переводить в цифру, а какие — нельзя, обязательного оформления локальной базы и уважения прав работников.

Главный принцип: разрешено то, что прямо разрешено законом, и только при соблюдении установленных условий. Всё остальное — зона риска, которой следует избегать. При грамотном внедрении ЭКДП становится не угрозой, а надёжным помощником в управлении образовательной организацией.